Les requêtes servent à visualiser les données dans le but de répondre aux questions d'affaires.
La plupart des systèmes ERP vous permettent d'extraire ou d'afficher les données de votre base de données de plusieurs façons : par le biais de rapports et de tableaux de bord génériques déjà configurés dans le système, ou par le biais de filtres, de rapports et de tableaux de bord personnalisés.
Dans un souci de mesure de la performance, il n'est pas rare que les gestionnaires ou les professionnels consultent des données afin de répondre à certaines questions d'affaires. Le plus souvent, c'est en s'intéressant à ces données que l'on peut mieux se positionner par rapport à un objectif : sommes-nous toujours alignés sur cet objectif ou non ?
Quand on regarde un peu plus en profondeur, c'est là qu'on trouve les écarts positifs ou les problèmes.
Cibler et régler les problèmes
L'utilisation des requêtes m'avait beaucoup aidé lorsque j'étais planificatrice de production pour une PME manufacturière, je venais d'être embauchée dans cette entreprise. En fait, pour garder le contrôle de l'inventaire et faire un suivi rigoureux des commandes, j'utilisais des rapports génériques et je créais aussi des BAQ (Business Activity Query), le système ERP que l'entreprise avait, était relativement simple et facile pour créer les requêtes.
Je me souviens d'une situation où je voulais avoir un rapport personnalisé avec des critères spécifiques. Au début, je pensais que mon rapport n'était pas bien fait, vu les résultats. En demandant l'avis de mon patron et du directeur TI, nous avons rapidement compris qu'il y avait des anomalies dans le système. Il s'agissait d'anciennes commandes pour lesquelles des livraisons étaient effectuées mais non facturées aux clients. Ces informations étaient également présentes dans les rapports génériques, mais de manière moins détaillée.
La nouvelle n'avait pas forcément été bien accueillie par tous les membres de l'entreprise, mais elle nous a permis de prendre conscience du problème. Mon rapport personnalisé était devenu un outil de contrôle pour la finance et était intégré dans les procédures de ce département.
J'avais créé plusieurs autres requêtes pour assurer la fiabilité de nos données. Au niveau des opérations, la requête sur les ordres de fabrication complétés/fermés par rapport au picking, nous a permis de garder un œil sur les stocks en cas de transactions manquantes.
Les requêtes (de sélection dans ce contexte) sont d'excellents outils pour lire les informations dans le système, en fonction des objectifs et des questions auxquelles nous voulons répondre.
En effet, les technologies sont là pour nous faciliter la vie. Et dans le monde des affaires, les systèmes d'information et les technologies intelligentes sont là pour rendre les entreprises plus efficaces. Si vous avez des données peu fiables, ou si vous ne tenez pas compte des données dans votre prise de décision, vous risquez certainement de passer à côté de beaucoup de choses.
Par ailleurs, le fondement du Lean management est la réduction des gaspillages. L'utilisation des technologies permet également de cibler ou de réduire ces gaspillages.
En prime, par gaspillage, on entend les activités (peut-être nécessaires) mais qui n'apportent pas de valeur ajoutée au client et pour lesquelles le client n'est pas prêt à payer.
Il existe 7 types de gaspillage dans l'approche Lean traditionnelle, plus un 8ème axé sur l'humain. Enfin, le 8e englobera toutes les ressources où la créativité est perdue.
En fin de compte, lorsqu'on examine des données, il est très tentant de prendre des décisions hâtives, comme de punir ou de réprimander des ressources. Mais la meilleure attitude est de comprendre la signification de ces données, qu'est-ce que les données nous disent ? Que pouvons-nous faire pour améliorer les résultats en tant qu'équipe ?
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